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Erweiterte Reporting-Funktionen in Salesforce

Das Reporting in Salesforce ist eine der wichtigsten Funktionen und man kann damit viele wichtige Details zum Geschäftsverlauf eines Unternehmens analysieren. Auf äuβerst effiziente Weise können wichtige Berichte innerhalb weniger Minuten per Drag-and-Drop erstellt werden. Dabei ist es für den Anwender von entscheidender Bedeutung, dass man alle zur Verfügung stehenden Optionen gut kennt, wenn man eine Anforderung zur Erstellung eines Berichts umsetzen möchte. In diesem Blogbeitrag wollen wir einen Blick auf die erweiterten Reporting-Optionen werfen, die Salesforce uns neben der Drag-and-Drop Oberfläche bietet.

Custom Report Types – wenn es individueller sein soll

Salesforce bietet uns eine Auswahl von Standard-Berichtstypen. Diese Standard-Berichtstypen gibt es bereits für all unsere Standardobjekte, z. B. „Kontakte & Accounts“ oder „Opportunities mit Produkten“. Außerdem erstellt Salesforce automatisch Standard-Berichtstypen für jedes benutzerdefinierte Objekt bzw. jede benutzerdefinierte Beziehung, die wir geschaffen haben. Der Berichttyp, den Salesforce z. B. mit einer „mit“ oder „und“ Beziehung erstellt hat, hängt davon ab, ob Sie eine Lookup- oder Master-Detail-Beziehung verwenden.
Aber was ist, wenn Sie einen Bericht zu mehr als zwei Objekten gleichzeitig anfertigen müssen? Was ist, wenn Sie nicht nur über Beziehungen berichten wollen? Hier sind benutzerdefinierte Berichtstypen gefragt.

5-advanced-berichttypen

Um einen benutzerdefinierten Berichttyp zu erstellen, müssen Sie die Beziehungen und Objekte auswählen, die sie einbeziehen möchten. Je nachdem, welches Primärobjekt Sie wählen (in diesem Fall ist es ein Workpackage), gibt der Wizard Ihnen Zugang zu den entsprechenden untergeordneten Objekten, über die Sie ebenfalls berichten können. Darüber hinaus können Sie auch über Subobjekte von bis zu insgesamt vier Objekten berichten. Sie können auch angeben, ob das ausgewählte Objekt zugehörige Daten haben muss, die dann im Bericht auftauchen. Dies ist nützlich, wenn Sie einen Bericht, z. B. zu Accounts, mit und ohne Opportunities anzeigen möchten.

Exception Reports – die Nadel im Heuhaufen finden

Ausnahmeberichte werden eingesetzt, um Ihnen zu zeigen, wo Daten nicht existieren und mit Hilfe von Kreuzfiltern geschaffen werden. Kreuzfilter finden Sie im normalen Drop-Down-Menü für Filter. Sie können für jeden Berichtstyp erstellt werden, der mit einem untergeordneten Objekt verknüpft ist. Ausnahmeberichte verwenden Kreuzfilter, um die mit dem Primärobjekt verknüpften untergeordneten Objekte zu filtern. Zum Beispiel Accounts ohne Opportunities. Wir können sogar noch weiter gehen, indem wir nach bestimmten Feldern auf dem untergeordneten Objekt filtern. Dabei verwenden wir Unterfilter, um einen Bericht wie diesen anzufertigen.

5-advanced-kreuzfilter

Aus der Grafik lässt sich erkennen, dass wir Accounts ohne geschlossene Opportunities mit „Falsch“ filtern, sodass alle Accounts mit offenen Opportunities angezeigt werden.

Custom Summary Formulas – der Taschenrechner im Report

Benutzerdefinierte Summenformeln werden ausschließlich in Berichten verwendet und können eingesetzt werden, um komplexe Kalkulationen mit Ihren Berichtsdaten durchzuführen. Dies klingt komplizierter als es ist, also schauen wir uns erstmal ein Beispiel an, um den Kontext zu verstehen.

5-advanced-summenformeln01

Benutzerdefinierte Summenformeln werden wie jedes andere Feld in den Bericht eingefügt. Nachdem Sie in den Bericht gezogen wurden, können wir mit der Erstellung der Formel beginnen. Man hat Zugang zu den meisten der in einem normalen Formelfeld verfügbaren Funktionen und kann damit diverse Berechnungen in einem Bericht durchführen.
Die Formel aus der Abbildung verwendet die Funktion PARENTGROUPVAL, die uns erlaubt, eine vorherige Gruppierung in dem Bericht zu erfassen. Man teilt diese durch die SUMME des Betragsfeldes, sodass man einen Prozentsatz erhält. Nach dem Einfügen in einen Bericht sieht das wie unten abgebildet aus und mit Hilfe dieser einfachen Formel können wir berechnen, wie viel jeder Account zu den Gesamteinnahmen für neue Kunden beiträgt!

5-advanced-summenformeln02

Das ist nur ein kleiner Einblick in die Möglichkeiten, die wir mit benutzerdefinierten Summenformeln haben. Wir können Mittelwerte erstellen, Mittelwerte verschieben, Gesamtwerte verschiedener Gruppierungen ermitteln und vieles mehr!

Anlytical Snapshots – Momentaufnahmen in Serie

Analytische Snapshots erfassen Daten zu vorgegebenen Zeitpunkten, sodass Sie Verlaufsberichte erstellen können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie langfristige Trends in Ihren Daten sehen wollen, die mit den Standardfunktionen einfach nicht ermittelbar sind. Die normalen Berichte in Salesforce erlauben Ihnen, die Daten auf dem aktuellen Stand in Echtzeit zu sehen. Wenn Sie jedoch zum Beispiel ermitteln wollen, wie viele Fälle an einem einzelnen Tag offen sind und welchen Trend dies erzeugt, müssen wir zu analytischen Snapshots greifen.
Analytische Snapshots arbeiten auf eine extrem intelligente Weise und nutzen die Salesforce-Plattform vollständig aus. Sie werden in 3 Schritten erstellt:

5-advanced-snapshot

  1. Zuerst muss ein Quellenbericht angefertigt werden. Dieser Bericht enthält die Daten, für die Sie historische Verläufe erstellen wollen. In unserem Beispiel wollen wir mit historischen offenen Kundenvorgängen einen Quellenbericht anfertigen, der uns alle am heutigen Tag offenen Kundenvorgänge anzeigt.
  2. Im Anschluss müssen wir ein benutzerdefiniertes Objekt erstellen. Dieses benutzerdefinierte Objekt enthält Daten aus unserem Quellenbericht. Das bedeutet, dass alle Daten in einen neuen Datensatz in diesem Objekt gespeichert werden, wenn man den Snapshot aktiviert. Das wiederum erlaubt uns, im Anschluss Berichte zu diesem Objekt und seinen Daten zu erstellen (man muss benutzerdefinierte Felder für jedes Feld in dem Quellbericht erstellen).
  3. Zum Schluss können wir den Snapshot erstellen. Dazu gehört die Vergabe eines Namens für den Snapshot, die Auswahl des Quellberichts, die Auswahl des benutzerdefinierten Zielobjekts und die Einstellung der Frequenz.

Historical Trending – the trend is your friend!

Historische Verläufe ist eine sehr nützliche Funktion, die zum ersten Mal im Winter 2014 Release erschienen ist. Es ist ein sehr spezielles Feature, das einem das Leben jedoch spürbar erleichtern kann, wenn man regelmäßig kleine Änderungen in den Daten nachvollziehen möchte. Historische Verläufe erlauben es, bis zu acht Felder am Opportunity-Objekt und bis zu drei benutzerdefinierte Objekte nachzuverfolgen. Man kann bis zu fünf Zeitpunkte für Snapshots wählen, zum Beispiel fünf Werktage oder fünf Wochen. Diese Daten können dann zur Berichterstattung genutzt und in der gleichen Zeile angezeigt werden, um direkte Änderungen an den Daten zu erkennen.

5-advanced-analytics_historical_trending_filtered

(1) Snapshot mit bis zu fünf Daten, um tägliche oder wöchentliche Trends zu erfassen (2) Aktuelle und historische Werte werden zum einfacherem Vergleich nebeneinander dargestellt (3) Geänderte Daten (Close Date) und Beträge (Amount) werden rot oder grün hervorgehoben

Joined Reports – das Berichtsmonster

Sie hätten gerne Daten von mehreren Objekten in einem Bericht? Kein Problem mit einem verbundenen Bericht. Im eigentlichen Sinne handelt es sich hier nicht um eine erweiterte Reportingfunktion sondern um ein Berichtsformat. In der Praxis werden verbundene Berichte leider so selten verwendet, dass wir diese hier auch aufgrund der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten nicht unerwähnt lassen möchten.
Der Einstieg ist eigentlich ganz einfach, man wählt zuerst den Berichtstyp aus, dann das Berichtsformat und in den nächsten Schritten fügt man weitere Berichtstypen (1) hinzu, um Daten von anderen Objekten in ein und demselben Bericht anzuzeigen (3).

Joined Reports (2) 

Im Abschnitt der Filter (2) wird nun jedes über einen Berichtstyp ausgewählte Objekt als „Block“ angezeigt und man kann für jeden Block die üblichen Filter setzen. Durch diese Kombination von Daten aus verschiedenen Objekten sind den Reporting-Phantasien kaum Grenzen gesetzt! Zum Beispiel kann man auch Daten aus demselben Objekt in verschiedenen Blocks organisieren und nebeneinander darstellen, was die nachfolgende Grafik veranschaulicht.

Joined Reports (1)

Wachhunde – wer keinen hat lebt gefährlich

Ja, auch in Salesforce gibt es „Wachhunde“, allerdings beißen sie nicht. Mit „Wachhund“ bezeichnen wir die Kombination aus den weiter oben genannten „Exception Reports“ und der Abonnieren Funktion für Reports. Wenn man einen Report mit Kreuzfiltern so einrichtet, dass unter „optimalen“ Bedingungen als Ergebnis kein Datensatz angezeigt wird, benötigt man nur noch ein Abonnement und man wird automatisch benachrichtigt, sobald eine ungewünschte Datenkonstellation auftritt. Dies kann zum Beispiel ein Account mit dem Status „Interessent“ und einer gewonnenen Opportunity sein. Idealerweise ändert ein Vertriebsmitarbeiter (oder ein vorher erstellter Prozess) den Accountstatus auf „Kunde“, wenn eine Opportunity gewonnen wurde. Sollte das nicht geschehen, erscheint dieser Account bei richtig gesetzten Kreuzfiltern in dem Report als Datensatz (2) und es wird eine Benachrichtigung (1) zu der vorher festgelegten Frequenz (3) verschickt. Der Wachhund bellt im übertragenen Sinn!

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Ressourcen


Haben Sie Fragen zu Reporting-Funktionen oder anderen Salesforce.com Produkten? Unsere Salesforce Berater helfen Ihnen gern weiter! Kontaktieren Sie uns hier.

Dieser Blogbeitrag wurde in Kooperation mit unserem Partner Salesforce Ben auf Basis eines älteren Blogbeitrags erstellt, inhaltlich erweitert und an aktuelle Gegebenheiten angepasst.

Über den Autor
Mario Raabe

Mario Raabe

Geschäftsführer salesAMP GmbH, Senior Berater und Projektmanager