Salesforce Inhaltszustellung Tipps & Tricks

Die Zustellung von Inhalten an Leads oder Kontakte ist prinzipiell eine interessante Funktion, die allerdings auch Ihre Tücken hat. Aber erstmal der Reihe nach:

  • Inhalte, auch „CRM Content“ genannt, kann man einem Lead oder Kontakt über einen Link zur Ansicht und/oder zum Download zur Verfügung stellen.
  • Unter Inhalt versteht Salesforce eine bestimmte Art von Dateien, und zwar Chatter Dateien bzw. Dateien, die in einer Bibliothek abgelegt sind.
  • In der Regel verschickt man einen Link per E-Mail, der wiederum direkt auf eine von Salesforce generierte HTML Seite mit dem Inhalt verweist.
  • Es gibt verschiedenen Einstellungen mit denen man die Inhaltszustellung steuern kann, z.B. ob der Empfänger den Inhalt herunterladen darf oder ob die Seite mit einem Passwort geschützt werden soll.
  • Falls gewünscht kann die Inhaltszustellung so konfiguriert werden, dass der Betrachter immer die aktuellste Datei sieht. Dies ist besonders praktisch, da man die Dateien in der Bibliothek versionieren kann.
  • Besonders praktisch ist die Funktion, dass Salesforce den User benachrichtigt sobald der Inhalt zum ersten mal über den Link angezeigt wurde.
Best Practice:
Idealerweise erstellt man zuerst eine oder mehrere Bibliotheken und legt dort Dateien für die Inhaltszustellung ab.

So sieht eine fertige Bibliothek mit Inhalten aus:

Bibliothek Übersicht

Alle Bibliotheken und Dateien stehen auch unter dem Reiter „Dateien“ zur Verfügung.

Salesforce Files Übersicht

Des Weiteren kann man auf diese Dateien auch über Chatter zugreifen. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung von Salesforce CRM Content findet man hier.

Das sollte man beachten

  • Dateien, die in Salesforce unter dem Reiter „Dokumente“ abgelegt sind, können nur Salesforce-intern (z.B. als Firmenlogo) oder als E-Mail Anhang bei direktem Versand aus Salesforce verwendet werden. Diese „Dokumente“ stehen für eine Inhaltszustellung nicht zur Verfügung!
  • Dateien, die in Salesforce in einer Bibliothek, unter „Dateien“ oder im Chatter abgelegt sind, können nicht aus Salesforce heraus als E-Mail Anhang verschickt werden. Der „Außenwelt“ kann man diese Dateien nur über einen Link, eine Inhaltszustellung, Chatter Gruppe oder eine Community zur Verfügung stellen.
  • Wenn man eine Datei in einer Bibliothek löscht, wird auch eine bereits erfolgte Inhaltszustellung gelöscht.

Kleine Tücken

Nobody is perfect – und das gilt natürlich auch für Salesforce. Insofern hat auch die Inhaltszustellung kleine Tücken, die man aber geschickt umgehen kann. Salesforce unterstützt bei Microsoft Dateien aktuell nur die Office Versionen 97 – 2007. Wenn man z.B. eine Powerpoint Präsentation (ab Version 2010) als .pptx Datei über die Inhaltszustellung verfügbar macht, kann die Ansicht je nach Komplexität der Präsentation mitunter sehr vom Original abweichen, wie man in dem folgenden Bild sieht:

Unser Portfolio PPT

Man beachte die verschobenen Grafiken und Texte sowie den fehlenden 3D Effekt. Im Vergleich dazu sieht die Ansicht wesentlich besser aus, wenn man die Datei vorher in ein PDF konvertiert und diese in die Bibliothek lädt:

Unser Portfolio PDF

Best Practice:
Man spart sich viel Zeit und Ärger, wenn alle Dateien, die mit der Außenwelt geteilt werden sollen, gleich als PDF in Salesforce gespeichert werden.

Der Link

Salesforce generiert für jede Inhaltszustellung einen individuellen Link. Dieser ist aufgrund seiner Länge nicht unbedingt „E-Mail freundlich“.

Link

Aber auch hier kann man Abhilfe schaffen und einen „URL Shortener“ wie z.B. Bitly oder Google verwenden. Eine so gekürzte URL sieht doch gleich viel schöner aus und lässt sich in einer E-Mail viel einfacher einfügen.

bitly

 

Über den Author
Mario Raabe

Mario Raabe

Geschäftsführer salesAMP GmbH, Senior Berater und Projektmanager

Beitrag mitteilen